Порой замыслы рождаются, но не всегда я спешу их сразу же записать: некоторые слишком поспешные и требуют переосмысления, другие – намного лучше выглядят, когда дополняются другими подробностями. Это бывает не всегда, ведь есть моменты, когда медлительность опасна, но я склоняюсь к мнению, что если есть возможность придержать – уж лучше ею воспользоваться.

Этот замысел у меня возник, наверное, около полугода назад и теперь, когда началась активная пора завершения приготовления к бизнес-сезону и  реализации планов компаниями, и, как следствие, открывается сезон тендеров, настала хорошая возможность поделиться этими размышлениями.

Сразу оговорюсь, что ниже речь пойдет об индустрии связей с общественностью, а под агентствами и фрилансерами я буду подразумевать PR-агентства и PR-народ (PR-специалистов, PR-профессионалов, пиарщиков, SMM didgital и контент менеджеров).

Тендер для многих агентств – это стресс, который позволяет оценить, подготовились ли к новому сезону агентства или нет, а также какие перспективы их ожидают (или не ожидают) в будущем.

Встречают по одежке – провожают по уму 

Бизнес – это не компании, и не организации. Бизнес- это, в первую очередь, люди. Несмотря на существование многих формальных процедур и критериев, в конечном счете, они оцениваются людьми. Поэтому, сложно представить, чтобы коммуникация была между компаниями, – она всегда происходит между представителями компаний: тендерного комитета с одной стороны и агентства – с другой.

Поэтому, готовя техническое предложение, особенно стратегическую часть, желательно понимать предпочтения лица, принимающего решения в выборе агентства. Вы можете считать, что именно ваш рецепт подходит для этой компании. Так может быть. Но эффективность стратегии, если вы действительно хотите выиграть тендер, по возможности, стоит делать с поправкой на личные симпатия главы тендерного комитета.

Так как взаимодействие по поводу технического предложения проходит между людьми, первый контакт имеет большое значение.

Пунктуальность, ориентация в пространстве организации, соответственно оформленные документы (как внешне, так и содержательно), наличие согласованности в команде, внешний вид и многие другие качества играют огромную роль.

Поскольку менеджмент компании, когда принял решение, что для решения их задач необходимо привлечь внешних консультантов, руководствуется примерно теме же мотивами, что и при наборе персонала. Фактически, речь идет о том же хедхантинге, только нанимают не конкретного человека, а уже сработанный между собой коллектив, который должен выполнять положенные на него задачи.

С таким же успехом, компания, которая организовывает тендер, может нанять и одного или нескольких фрилансеров, которые будут закрывать соответствующие участки работы.

А если же мы говорим о тендерах с конкретным бюджетом, разница между наймом на работу и тендером практически стирается. Можно было бы сказать, что в случае тендера, оговаривается конкретный срок, но по критериям, скажем UNDP, предусмотрены контракты на определенный срок.

В то же время, финансовые директора (они же CFO – Chief Financial Officer) пребывают на должности до трех лет (для компаний, которые входят в Fortune 500 и S&P 500), а средний срок прибывания на должности финдиректоров находится в промежутке между 17 и 48 месяцами (за ссылки большое спасибо Сергею Клинкову – презентация “Управления ожиданиями инвесторов” на IR-Конференции в Киеве 1 марта 2012 года).

Поскольку тендеры на обслуживание агентствами объявляются от одного года до трех (в редких случая меньше – если речь не идет о проектной работе – или больше); тендерную процедуру можно сравнить с подбором топ-менеджера (только со своей командой).

В таком случае, тендерное предложение можно рассматривать как резюме агентства.

Тендер – это чемпионат отрасли по откатам

Конечно, в этой шутке есть доля правды, как и во многих других, но это, все равно, не имеет никакого отношения к предмету нашего разговора.

Если компания проводит тендер – компания (мы уже условились, что это люди, которые представляют компанию, и которые получают заработную плату, а возможно и процент от прибыли отдела) заинтересованы в результате.

В таком случае, откат – очень сомнительная инициатива и служит примером либо неэффективного менеджмента, либо отговоркой компании, которая проиграла в тендере.

Ниже мы поговорим непосредственно об условиях, которые требуются компании, которая хочет быть конкурентной в тендерном соревновании.

На днях мне попалась замечательная, как, впрочем, и всегда, заметка от PR News о лучшем резюме, после ознакомления с которым, я пришел к выводу, что почти все эти пункты можно с легкостью применить и к пропоузалам:

• Конкретика – не стоит рассказывать насколько вы классное агентство, просто продемонстрируйте это (презентация, опыт, рекомендации). 
• Социальные медиа (диджитал) – коммуникации становятся все более интегрированными и социальные сети, как и другие платформы, становятся все более весомым инструментов. Продемонстрируйте, насколько ваше агентство имеет хороший опыт взаимодействия с влиятельными пользователями социальных платформ, какие диджитал-инструменты вы разрабатывали, какая была эффективность решений. Покажите ваших специалистов – ссылки на их профили в соц.медиа, их проекты.
• Продемонстрируйте вашу особенность – в данном случае речь идет об экспертизе рынка. В чем “фишка” вашего агентства, какой опыт у вас в этой сфере, насколько глубокая экспертиза у вас в этой области (с какими экспертами и профильными СМИ у вас есть контакты, какая индивидуальная экспертиза у вашей команды),  какие инновационные инструменты вы используете, какие креативные ходы вы можете предложить и многое-многое другое.
• Оригинальность – если вы много лет на рынке, у вас явно заготовлены “типичные презентации”, в которых уже готовые примеры и иллюстрации. Соблазн их использования очень велик – поэтому ни в коем случае не используйте их. Всегда готовьте индивидуальное предложение под конкретного Клиента.
• Внимательное отношение к деталям – написание компании, первых лиц, информация о компании. Все это должен быть тщательно проверено, нигде не должно быть ляпов. О грамматике речь вообще не идет – это само собой разумеется. Как я уже писал выше – учитывайте особенности и предпочтения менеджмента компании.  Создавайте эффективное, креативное решение с поправкой на личные качества менеджмента и стиль компании.
• Краткость – если у вас есть много примеров и заслуг, выберите наиболее актуальные, не стоит помещать слишком много информации в предложение. Скорее всего, весь этот талмуд читать не будут, а за ним могут опустить и очень важную информацию о вас.
• Наглядность – структурируйте предложение, используйте визуальные образы, отделяйте главное от второстепенного, играйте с пространством.
• Подтверждение – используйте только реальный факты из жизни вашего агентства, а особенно, той команды, которая будет реализовывать проект. Да, вы можете выиграть тендер, но что вы будете делать потом? Ваша репутация – дороже.

Это основные факторы, которые влияют на выбор агентства в результате тендера.

Победа в тендерном конкурсе закладывается еще на этапе рассмотрения приглашения к нему. Внимательно оцените требования:

• подходят ли они вашему агентству, – как по личным мотивам, так и по другим факторам; 
• есть ли у вас на данный момент ресурс, чтобы  качественно выполнить работу; 
• оцените, какие репутационные и финансовые трудности / достоинства могут быть от этого клиента;
• примите взвешенное решение.

Как всегда, приглашаю к дискуссии и делится своим видением, комментировать и, если я не прав, конструктивно критиковать.

Я буду только рад!